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Sommaire

• Qui peut recruter un salarié étranger en France
• Déposer la demande d’autorisation de travail
• Justifier l’emploi avant un recrutement international
• Organiser l’arrivée en France et le séjour
• Finaliser le contrat et l’embauche du salarié étranger
• Foire aux questions

Ce guide répond aux questions des décideurs RH et des dirigeants qui souhaitent maîtriser les étapes pour recruter à l’étranger : qui doit obtenir une autorisation de travail, comment constituer un dossier conforme, quelles démarches précèdent l’embauche et comment sécuriser juridiquement le processus d’embauche d’un salarié en France. Nous détaillons également la demande d’autorisation de travail en ligne ainsi que les formalités administratives pour recruter à l’étranger.

Qui peut recruter un salarié étranger en France

Toute entreprise établie en France peut recruter un ressortissant étranger, à condition de respecter un cadre légal dont la complexité dépend de la nationalité du candidat, de son lieu de résidence et du titre de séjour éventuellement détenu. Avant toute demande, l’employeur doit donc qualifier précisément le statut administratif du futur salarié.

Identifier le droit au travail du candidat

La nationalité constitue le premier filtre. Les ressortissants de l’Union européenne, de l’Espace économique européen, de Suisse, de Monaco, d’Andorre et de Saint-Marin bénéficient de la libre circulation des travailleurs : aucune autorisation de travail n’est requise. Nous vérifions l’identité au moyen d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport en cours de validité; aucune autorisation de travail n’étant exigée, nous appliquons ensuite les formalités d’embauche de droit commun, notamment la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

Pour maîtriser les 4 étapes du recrutement d’un candidat hors UE, à savoir la qualification du statut, l’obtention de l’autorisation, la vérification du titre et l’accomplissement des formalités, l’employeur doit déterminer si le candidat réside déjà légalement en France ou vit encore à l’étranger.

Certains titres de séjour dispensent l’employeur de déposer une demande complémentaire : c’est notamment le cas de la carte de résident valable dix ans, renouvelable et sans restriction sectorielle ni géographique, ainsi que de certains titres « talent » et des visas ou titres mentionnant explicitement le droit au travail. Un étudiant étranger, hors régime algérien, peut travailler sans autorisation dans la limite de 964 heures par an, soit 60 % de la durée annuelle légale; au-delà, l’employeur doit déposer une demande d’autorisation auprès de l’administration compétente.

Distinguer les statuts de séjour applicables

Nous maîtrisons les titres de séjour autorisant le travail afin d’éviter toute rupture dans le processus d’embauche. Le contrat proposé, CDI, CDD de plus ou moins de douze mois ou emploi saisonnier, conditionne directement le titre délivré au salarié et les obligations administratives de l’employeur.

• Carte de résident (10 ans) : elle autorise le travail sans restriction de secteur ni de zone géographique; aucune autorisation complémentaire n’est nécessaire.
• Carte de séjour pluriannuelle « talent » : délivrée aux profils hautement qualifiés, elle vaut autorisation de travail dans les conditions mentionnées sur le titre.
• Carte de séjour « salarié » ou « travailleur temporaire » : liée à un contrat précis, elle impose de vérifier que l’activité et la zone d’emploi correspondent exactement aux mentions du titre.
• Visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) : il permet de travailler dès l’arrivée si la mention correspondante y figure et doit être validé auprès de l’OFII dans les trois mois suivant l’entrée sur le territoire.

Les ressortissants algériens relèvent d’un régime particulier fondé sur l’accord franco-algérien. Une dispense d’autorisation de travail existe pour certains secteurs, services à la personne, enseignement, audit et production audiovisuelle, dans la limite de contrats de trois mois maximum. En dehors de ce périmètre, la règle générale s’applique intégralement.

Déposer la demande d’autorisation de travail

Pour tout candidat hors UE ne bénéficiant d’aucune dispense, l’obtention d’une autorisation de travail est un préalable à toute embauche d’un salarié étranger. Cette procédure relève exclusivement de l’employeur : le candidat ne peut pas déposer lui-même la demande. Nous recommandons de l’anticiper au moins trois mois avant la prise de poste afin d’absorber les délais administratifs liés à l’instruction du dossier.

Accéder à la procédure en ligne

Depuis le 6 avril 2021, la demande d’autorisation de travail pour un salarié étranger s’effectue exclusivement en ligne via le portail administration-etrangers-en-france.interieur.gouv.fr, sans passage en préfecture ni en DREETS. La démarche est gratuite pour l’employeur.

• Identification de l’entreprise, L’employeur renseigne son identifiant d’activité (numéro Siret, Cesu, Urssaf ou MSA) ainsi qu’une adresse électronique valide pour accéder au portail et créer son espace.
• Qualification du recrutement, Il précise la nature du contrat, sa durée, la rémunération proposée, qui doit atteindre au minimum le SMIC, ainsi que les caractéristiques du poste à pourvoir.
• Identification du candidat, L’état civil complet, la nationalité, le titre de séjour éventuel et les coordonnées du futur travailleur étranger doivent correspondre aux documents officiels.
• Description du poste, Le dossier présente les missions, les conditions d’exercice, le lieu d’ emploi et l’adéquation entre le profil du candidat et les exigences du poste.

L’ autorisation accordée est ensuite adressée par voie électronique à l’employeur. Si l’administration estime le dossier incomplet, elle peut réclamer des pièces complémentaires. L’employeur dispose alors d’un délai strict de 30 jours pour répondre : passé ce délai, le dossier est automatiquement clôturé et une nouvelle demande doit être déposée, ce qui retarde le calendrier de recrutement à l’étranger.

Réunir les pièces du dossier

Un dossier complet dès le premier dépôt constitue un impératif opérationnel. Toute pièce manquante suspend l’instruction et peut entraîner la clôture automatique du dossier. Identifier en amont les documents à fournir pour le recrutement d’un ressortissant hors UE permet de sécuriser le processus. L’administration dispose de deux mois à compter du dépôt d’un dossier complet pour statuer : à défaut de réponse dans ce délai, la demande est implicitement rejetée.

• Passeport valide du candidat, Ce document officiel en cours de validité permet d’identifier le futur salarié étranger et de vérifier la cohérence du dossier.
• Contrat de travail signé, Il précise la nature du poste, la durée, le lieu d’ emploi et la rémunération, laquelle doit atteindre au moins le niveau du SMIC.
• CV, diplômes et justificatif de l’offre d’emploi, Le curriculum vitæ et les diplômes du candidat sont accompagnés de la preuve de publication de l’offre auprès de France Travail ou de l’APEC pendant au moins trois semaines consécutives, sauf exemption applicable.

L’employeur doit également fournir, lorsqu’elle est requise, une attestation de vigilance URSSAF datant de moins de six mois. Elle établit que l’entreprise respecte ses obligations sociales, un contrôle préalable à l’instruction de toute demande d’autorisation concernant l’embauche d’un salarié étranger ressortissant d’un pays tiers. La préparation de cette pièce limite les blocages de dernière minute et sécurise la procédure de recrutement en France.

Après l’obtention de l’autorisation, le candidat peut, selon sa situation, engager sa demande de visa et de séjour auprès des autorités compétentes. Le respect de ce séquencement conditionne la régularité de l’accès au travail et de la prise de poste.

Justifier l’emploi avant un recrutement international

L’opposabilité de la situation de l’emploi constitue un mécanisme central du droit du travail des étrangers en France. Avant d’autoriser l’embauche d’un candidat hors UE résidant à l’étranger, l’administration demande à l’employeur de démontrer qu’aucun profil disponible sur le marché français ou européen ne peut occuper le poste. Cette exigence protège le marché du travail local et conditionne directement la recevabilité de la demande.

Publier l’offre auprès de France Travail

La publication préalable d’une offre d’emploi est la procédure par laquelle l’employeur établit l’absence de candidat disponible localement. Dans le cadre d’un recrutement international, l’offre publiée sur France Travail doit rester active pendant au moins trois semaines consécutives avant le dépôt de la demande d’autorisation.

Cette publication joue un rôle probatoire. Le justificatif de dépôt auprès de France Travail ou de l’APEC doit être versé au dossier de demande d’autorisation de travail; à défaut, celui-ci peut être déclaré irrecevable. L’employeur doit donc aligner le calendrier de publication sur celui du dépôt de la demande, en intégrant le délai minimal de trois semaines de diffusion et un délai d’instruction pouvant atteindre deux mois.

• Durée minimale de publication : l’offre doit être diffusée pendant au moins trois semaines consécutives sur France Travail ou l’APEC. Le justificatif de publication doit ensuite être joint au dossier de demande d’autorisation.
• Contenu de l’offre : elle doit présenter avec précision les missions, les compétences requises, la rémunération envisagée et le lieu de travail. L’objectif est de démontrer que le poste a été proposé loyalement au marché local.
• Dépôt de la demande d’introduction : pour un candidat résidant hors de France, le dossier doit être déposé au moins un mois avant la date prévue de prise de fonction. Une marge de trois mois reste recommandée afin d’absorber les délais d’instruction.
• Délai d’instruction et silence administratif : l’administration dispose de deux mois à compter de la réception d’un dossier complet pour statuer. Sans réponse à l’issue de ce délai, la demande est implicitement rejetée et un nouveau dossier doit être constitué.

En cas de refus explicite, l’employeur ne peut pas non plus suspendre l’obligation de redéposer un dossier complet. Les équipes RH doivent donc intégrer ce risque dès la planification opérationnelle, afin de préserver la continuité d’activité de l’entreprise.

Connaître les exemptions de publication

Plusieurs situations dispensent l’employeur de publier une offre avant de formuler une demande d’autorisation de travail pour embaucher un étranger résidant en France ou à l’étranger.

Trois cas principaux permettent d’écarter cette obligation : le poste figure sur la liste officielle des métiers en tension publiée par les pouvoirs publics; le candidat possède un diplôme au moins équivalent au master, l’emploi est directement lié à ce diplôme et la rémunération proposée atteint au moins 1,5 fois le SMIC; enfin, le candidat détient déjà une carte de séjour « salarié » ou « travailleur temporaire » en cours de validité. Dans cette dernière hypothèse, la situation de l’emploi est inopposable à sa candidature. L’employeur peut alors déposer directement la demande d’autorisation, sans justificatif préalable de publication.

Organiser l’arrivée en France et le séjour

Une fois l’autorisation de travail obtenue, la procédure se poursuit. Plusieurs démarches conditionnent l’entrée régulière du salarié en France et la légalité de son embauche. Obtention du visa, validation auprès de l’OFII et vérification préfectorale du titre de séjour : chaque étape répond à des délais impératifs, dont le non-respect peut engager la responsabilité juridique de l’employeur.

Obtenir le visa après l’autorisation

Dès réception de l’autorisation de travail, le candidat résidant hors de France doit demander un visa de long séjour valant titre de séjour, le VLS-TS, auprès du consulat français compétent dans son pays d’origine. Ce visa autorise officiellement son entrée et son séjour en France pour exercer un emploi. Pour les équipes RH, l’accompagnement du futur salarié dans ces démarches consulaires relève du pilotage : il sécurise le processus et évite une rupture du calendrier d’arrivée ou d’embauche.

Après son arrivée en France, le titulaire d’un VLS-TS dispose de trois mois pour valider son titre auprès de l’OFII. Cette formalité est obligatoire. Son omission peut compromettre la régularité du séjour.

Vérifier le titre avant l’embauche

Avant toute prise de poste, l’employeur doit contrôler l’authenticité du titre de séjour ainsi que le droit au travail qu’il confère. Il adresse à cette fin une demande de vérification à la préfecture du lieu d’emploi.

• Délai minimal : la demande de vérification doit être transmise à la préfecture au moins deux jours ouvrables avant le début d’exécution du contrat de travail.
• Documents à fournir : une copie couleur recto verso du titre de séjour du candidat doit accompagner la demande. Le récépissé de renouvellement ou l’attestation de prolongation d’instruction de l’ANEF doit également être joint, lorsque cela est nécessaire.
• Informations obligatoires : la demande précise la dénomination sociale de l’employeur, le numéro Siret, la nature de l’emploi, la durée du contrat, ainsi que la date et le lieu d’embauche envisagés.
• Silence administratif valant validation : en l’absence de réponse de la préfecture dans les deux jours ouvrables suivant la réception, l’obligation de vérification est réputée accomplie et le silence vaut validation implicite du titre présenté.

Cette vérification préfectorale protège juridiquement l’employeur.

La nature du contrat détermine directement le titre de séjour délivré au salarié. Un CDI ou un CDD d’au moins douze mois ouvre droit à une carte de séjour pluriannuelle portant la mention « salarié ». Un CDD inférieur à douze mois relève, lui, de la carte « travailleur temporaire ». Pour un travail saisonnier, l’activité est limitée à six mois par an; une autorisation de travail doit être obtenue pour chaque contrat concerné, sans possibilité de report d’une saison à l’autre.

Finaliser le contrat et l’embauche du salarié étranger

La sécurisation du droit au travail ne met pas fin aux obligations de l’employeur. Avant la prise de poste, puis immédiatement après, plusieurs formalités administratives, financières et sociales doivent être accomplies. Une omission peut exposer l’entreprise à des sanctions allant jusqu’à la fermeture administrative de l’établissement concerné.

Accomplir les formalités après le recrutement

Lorsque la demande d’autorisation de travail pour un salarié étranger a été instruite favorablement et que son titre de séjour a été vérifié, l’employeur doit accomplir les formalités d’embauche de droit commun. Le processus d’embauche d’un salarié étranger obéit donc aux mêmes règles que tout recrutement, avec des contrôles supplémentaires liés à la situation internationale du candidat, qu’il soit ressortissant d’un pays de l’Union européenne ou travailleur étranger originaire d’un État tiers.

• DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) : elle doit être transmise à l’organisme de Sécurité sociale compétent au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche. Une copie est remise au salarié lors de sa prise de poste.
• Inscription au registre unique du personnel et DSN : le salarié est inscrit sans délai sur le registre unique du personnel. La Déclaration sociale nominative (DSN) est ensuite produite conformément aux obligations mensuelles de l’entreprise.
• Visite d’information et de prévention : elle est organisée dans les trois mois suivant la prise de poste et coordonnée avec la médecine du travail, selon les règles applicables à la catégorie professionnelle concernée.

Si le salarié n’est pas encore immatriculé en France, son affiliation à la Sécurité sociale doit être effectuée en ligne auprès de l’organisme compétent. L’employeur l’informe également de ses droits au sein de l’entreprise : convention collective applicable, accès à la formation professionnelle, représentation du personnel et règlement intérieur. La remise du contrat de travail signé en double exemplaire formalise le début de la relation contractuelle.

Anticiper la taxe et les sanctions

L’employeur qui a embauché un salarié ressortissant d’un pays situé hors de l’EEE peut être redevable de la taxe sur l’emploi de main-d’œuvre étrangère, gérée depuis le 1er janvier 2023 par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP). Son montant dépend du contrat : 55 % du salaire brut mensuel, dans la limite de 2,5 fois le SMIC, pour un CDI ou un CDD d’au moins douze mois; 74 €, 210 € ou 300 € selon le niveau de rémunération pour un CDD de trois à douze mois; 50 € par mois d’activité pour un emploi saisonnier. Cette taxe n’est pas due lorsque le salarié détient déjà un titre de séjour valant autorisation de travail, notamment une carte de résident, ou lorsqu’il bénéficie de certaines protections internationales.

Le non-respect du cadre légal expose l’employeur à des sanctions particulièrement sévères. Recruter un travailleur étranger dépourvu d’autorisation ou de titre de séjour valide constitue un délit passible de cinq ans d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende par salarié concerné pour une personne physique. La peine est portée à dix ans d’emprisonnement et 100 000 € d’amende en cas de bande organisée. Des sanctions administratives peuvent également s’appliquer : contributions spéciales, exclusion des aides publiques et, dans certains cas, fermeture administrative de l’établissement. Un permis de travail obtenu mais utilisé dans des conditions différentes de celles mentionnées sur le titre expose à une amende spécifique de 1 500 €. La conformité prévient ces sanctions et protège l’activité de l’entreprise.

Foire aux questions